어드민(Admin)이란?

같은 용어도 경험한 것에 따라, 처한 환경에 따라 다르게 인식하고 해석하기 마련입니다. 어드민이라는 용어 자체가 생소할 수도 있습니다.

어드민에 대해 궁금하신 분들이 참고하실 수 있게 관련 내용을 작성하였습니다.

어드민이란 무엇일까요?

어드민(Admin)은 관리자(Administrator)를 의미하며, 관리자 페이지, 백오피스 시스템 등의 용어로도 알려져 있습니다. IT 업계에서는 익숙한 표현이지만, 일반 기업에서는 주문관리시스템(OMS), 창고관리시스템(WMS), 전사적자원관리(ERP), 고객관계관리시스템(CRM)와 같은 구체적인 시스템 명칭이 더 친숙할 수 있습니다.

이러한 다양한 IT 시스템을 포괄적으로 묶어 "어드민"이라고 부릅니다. 이는 화장실 시공, 부엌 시공, 도배 등을 "인테리어"라는 하나의 용어로 묶어 표현하는 것과 비슷한 개념입니다.

어드민은 언제 필요할까요?

어드민은 곧 IT 시스템입니다. 여러 사람이 함께 규칙적이고 반복적으로 작업해야 할 때, 시스템의 필요성이 커집니다.

초기에는 각자 자신의 방식으로 업무를 처리하고, 빠른 소통(대화, 이메일, 카톡, 슬랙 등)으로 문제를 해결할 수 있습니다. 하지만 비즈니스가 성장하고 운영 업무가 많아지면 누락, 실수, 처리 지연 등의 문제가 발생하기 시작합니다. 이를 해결하려고 중간 점검 과정이 추가되지만, 업무 피로도는 오히려 증가합니다.

이 시점에서 자연스럽게 시스템화를 고민하게 됩니다. 하지만 모든 것을 한 번에 시스템화하는 것은 바람직하지 않을 수 있습니다.

시스템화를 고민하기 전에

주의해야할것은 수기로 처리하는것이 무조건 나쁜것은 아니라는것입니다.

최근 인공지능(AI)에 대한 관심과 서비스가 늘어나면서 인공지능에 대한 이해도 높아지고 있습니다. 인공지능은 인간이 해결할 수 있는 일을 비슷하게 해결하고 있습니다. 인간의 두뇌는 반복작업의 속도가 느리지만 매우 똑똑하고 창의적인 고성능 컴퓨터입니다.

기존의 프로그램은 프로그래머가 고민하여 코딩한, 정해진 규칙에 따라 실행이 됩니다. 반복업무의 경우 정해진대로 실행이 됩니다. 규칙에서 벗어난 케이스가 등장하면 대응이 어렵습니다.

여전히 복잡한 패턴이나 예외 상황에서는 인간의 창의적인 사고가 필요합니다. 따라서 처음부터 모든 것을 매뉴얼화하고 시스템화하려는 접근은 작은 팀일수록 비효율적일 수 있습니다.

어드민 구축의 단계적 접근법

그럼 어떻게 접근해야할까요? 큰 틀에서는 문제를 정의하고 솔루션과 프로세스를 단순화하며 시스템의 근간이 되는 데이터에 집중해야합니다. 또한 작게 시작하고 차근차근 확장해나가야합니다.

세부적으로는 아래와 같이 접근해볼 수 있습니다.

1. 해결해야 할 문제 정의
   • 당장 해결해야 할 문제는 무엇인가요?
   • 문제를 중요도에 따라 분류하고, 왜 중요한지 명확히 정리하세요.
2. 핵심 요소 나누기: 프로세스, 데이터, 화면
   • 프로세스:
     솔루션과 업무 프로세스는 단순할수록 좋습니다. 모든 세부적인 사안을 커버하기 위해 복잡해진 구조는 효율성을 떨어뜨리고 문제를 초래할 수 있습니다.
   • 데이터:
     데이터를 어떻게 관리할지 고민하세요. 데이터는 시스템의 근간이 됩니다. 많은 팀이 엑셀이나 구글 시트로 업무를 처리하지만, 데이터를 체계적으로 관리하지 못하는 경우가 많습니다. 데이터화를 시작하려면 전문가의 도움을 받는 것도 좋은 선택입니다.
   • 화면:
     화면 설계는 사용자 경험을 고려해 간결하게 구성하세요. 필요 이상으로 많은 정보를 화면에 담으면 복잡성이 증가하고, 신규 사용자나 후속 작업자에게 부담을 줄 수 있습니다.
3. 시스템과 유연성
   • 시스템화가 복잡성을 의미해서는 안 됩니다.
   • 장기적으로 여러 방향으로 발전가능한 유연한 시스템을 목표로 하세요.

꼭 어드민을 구축해야할까요?

SaaS(Software as a Service) 산업이 성숙해지면서 정말 다양한 소프트웨어 제품이 나타나고 발전하고 있습니다. 우리 비즈니스에 적합한 솔루션이 있다면 그대로 도입하는것도 좋습니다.

다만 SaaS와 어드민 구축의 차이에 대해 이해하고 판단해야겠습니다. SaaS는 정해진 규격에 따라 사용하는 프로그램입니다. 형식이 정해진 장부나 다이어리와 같습니다.

반면, 어드민은 우리 팀이나 회사의 업무 방식에 맞춘 시스템을 직접 설계하는 것입니다. 구축에는 시간이 걸리고 시행착오가 따르지만, 성공적인 어드민 시스템은 높은 업무 효율성을 제공합니다.

SaaS 또한 도입 범위에 따라 검토 시간이 많이 필요하거나 시행착오가 있을 수 있습니다.

결론

중요한것은 구더기가 무서워 장을 못 담그면 안된다는 것입니다. SaaS를 도입하든, 어드민을 구축하든 중요한 것은 두 가지입니다:

1. 현재 중요한 문제를 해결할 수 있는가?
2. 앞으로의 변화에 유연하게 대응할 수 있는가?

완벽한 시스템은 없습니다. 비즈니스는 계속 변화하고, 팀도 성장하며, 외부 환경도 달라집니다. 중요한 것은 이런 변화에 적응할 수 있는 유연성과 실행력일 것입니다.

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